文／余顺坤 张欧
关键词：岗位说明书 履职指南 责任分工 工作标准
众多企业的岗位说明书都止步于岗位职责，仅仅罗列“负责……工作”，而职责如何落地却无下文，所以实用性不高。岗位说明书其实就是一份“岗位”的“说明书”。一件刚拆封的家用电器，顾客读过说明书，便清楚了应该如何使用，对于岗位也是如此。企业制定岗位说明书是需要它去发挥作用、指导员工称职工作。所以，一份合格的岗位说明书应该让在岗员工清晰地知道自己应该“做什么”、“怎么做”、“做到什么程度算好”、“不能踩的红线在哪里”。
一、工作思路
如上文所说，一份实用性强的岗位说明书应该能够回答如下几个问题：这个岗位是做什么的、工作内容有哪些？这些工作该怎么做、跟谁一起做？这些工作要做到什么程度、达到什么样的标准才算是称职的？在这个岗位工作，有哪些行为是不能容忍的？基于上述问题，本文重新设计了岗位说明书的编制思路与工作流程，具体如图。
二、工作原则与流程
岗位说明书的编制不是人力资源部的事儿、更不是公司领导的事儿，必须由了解岗位实际工作的人来写、必须坚持“谁明白、谁来写”的工作原则。由此，岗位说明书的编制应遵循“在岗员工自己写第一稿，直接上级修改，所在部门负责人修审，人力资源部或专业研究机构提供全面的技术指导和规范”的工作流程。
三、工作内容
在工作思路和工作原则的指导下，岗位说明书的编制应遵循如下步骤进行：
第一步，梳理岗位工作、明确岗位职责——知道“做什么”。
依据“谁明白、谁来写”的原则，由在岗员工先行梳理岗位工作流水账，详细记录自己每天的工作任务、事项；然后，将流水账记录的岗位工作内容进行整理、分类，把同一类的具体工作事项进行总结概括，提炼成为岗位职责或职能模块。员工梳理时可参考表1所示技术模板进行梳理提炼。
第二步，明确工作路径、梳理履职指南——知道“怎么做”。
第一个步骤梳理出的岗位职责是具有一定高度的、概括性的内容，岗位职责的落地还需要履职指南的补充。履职指南中可以明确履行该项职责时应遵从的时间节点要求、必须参照的制度依据或规定、履职所需的权限和资源等等（见表2）。履职指南让职责更加形象和具体，是职责落地的关键。
第三步，定位责任主体、明确角色定位——知道“谁牵头、谁承担、谁配合”。
在企业中，每个岗位都不是独立的个体，岗位与岗位间的工作一定存在交叉与衔接。因此，明确岗位工作内容后，责任主体的划分（见表3）可以提高工作效率、避免履职过程中的“扯皮”现象。
第四步，掌握关键指标、明确工作标准——做到“什么程度”。
岗位职责需要工作标准的约束，员工清楚工作应做到“什么程度”，才能有方向地去履行职责。另外岗位工作标准也是员工考核指标提炼的基础，未来具体考核指标需要充分参照岗位工作标准、结合阶段性工作重点等时间特征提炼、制定。
第五步，杜绝消极行为、明确行为禁区——制定“高压线、低压线”预防警示。
员工履行岗位职责需要“有所为、有所不为”，岗位说明书中需要根据岗位工作特点与工作内容，标示“高压线、低压线”，通过告知员工在履职过程中的绝对禁止行为和后果严重行为，实现规范管理、预先警示、防控风险的目的。综上步骤设计的岗位说明书样例如表4所示。■
本文系中央高校基金（项目编号：13XS26）的部分成果
作者单位
华北电力大学（北京）经济与管理学院
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