部门职责的迭代－有趣的PDCA现象

    企业一般是先有组织架构后有部门再有岗位，但大部分管理教科书忽略了对部门职责的分析。部门职责决定了岗位设置的科学性，如下图所示：

　　图1：部门由4个不相兼容的岗位构成。这是部门职责设置的理想状态，岗位之间没有交叉重叠与空白地方，各岗位各司其职。这种模式不适合快速发展的企业，因为这一阶段一人多岗、一人兼岗的现象很普遍。

　　图2：部门由4个岗位构成，其中岗位1与岗位2某些职责交叉；岗位3与岗位4职责独立。我们可以看到，部门职责内存在很多空白之处，这就是岗位冲突的根源，即不知道空白职责是属于哪个岗位的。所以，员工只会做岗位说明书规定的职责，而对于部门内跨岗位的模糊地带（如岗位3与岗位4），本着“多一事不如少一事”的原则，视而不见。

　　图3：部门之间职责交叉重叠，例如对仓库管理，财务部与生产部都有管理的权限，部门之间管理边际的界定就是一个难点，类似于我国的食品安全问题，有卫生行政、农业行政、质量监督、工商行政管理、食品药品监督5个部门管着，不出事才怪呢。而部门之间冲突最糟糕的是，业务部门与职能部门的冲突，美国管理大师道格拉斯·麦格雷戈（X－Y理论的提出者）在他的著作《企业的人性面》中，用两个章节篇幅专门讨论了业务部门与职能部门的关系；他认为若两个部门职责描述清晰、可操作性强的话，那么这两个部门高度协作，会产生这样的良性关系：专家与客户。

　　图1与图2因岗位职责而引发的冲突，由部门长协调解决即可。图3则不同，属于跨部门沟通，相对来说会花费更多的沟通成本和时间代价，是企业很多的管理问题产生的根源，这尤其值得企业各级管理人员高度重视。因此，这也是企业组织架构扁平化、去中心化的理论依据。

　　那么，它们三个图之间的关系是怎样的呢？我认为，企业发展会有一个由“混沌到清晰再到混沌”的循环进化过程。同理，图3会向图2转化，最终图2会进化成图1的模式。岗位职责的大小是随业务发展而变化的，在互联网以客户和价值为导向的时代，传统的以责定岗、职责清晰的做法（如图1）又被模糊定岗、职责整合的做法所取代（如图2和图3）。这如同PDCA循环，如此反复。

　　我不由想起，得道高僧青原惟信禅师说过这样的话：“未参禅时见山是山，见水是水；及其后来亲见知识有个入处，见山不是山，见水不是水；而今有个休歇处，依前见山是山，见水是水。”我也不禁感慨，HR的职业发展阶段不也是这样吗？