这样管理，让你的效率提升三倍

人们之所以同时执行多项任务，并不是因为他们擅长这样做，而是因为他们容易分心，难以克制自己去做另一件事的冲动。换句话说，那些最喜欢同时执行多项任务的人自制能力相对较弱，没有办法让自己长时间集中精力。

你可能想说：你说的都对，但是我现在是做生意，不得不同时做一连串的事情，我的团队要同时解决 5 个项目，我不得不保持竞争力，我必须应付。

这个时候，不得不提到，很多公司针对重要项目开展过大量的研究工作，这类研究之所以会这么多，是因为他们每年都会浪费数百万、数千万甚至数亿美元，而产品却越来越糟。下面就是任务转换造成的损失。

也就是说：如果你同时开展 5 个项目，那么就有整整 75%的工作是浪费掉的，换句话说，这就相当于你的一天中将有 3/4 的时间是被浪费掉的。

这就是同时执行多项任务的代价。我们都生活在一个不得不这么做的时代，别人对我们也会提出不同的要求，比如电话铃响了，而且这个电话非常重要；孩子放学回家了；老板走进了办公室等等。但我希望大家能够意识到环境改变是有成本的。这是确确实实存在的，你应该努力实现这种成本的最小化。

如果你正在处理一些复杂的事情，比如，正在写报告、准备做陈述、开发一款软件的一部分，或者准备出一本书，那么在你的心里就可能装满很复杂的事情。你必须考虑许多因素，记住自己完成了什么，想要走向何方，可能会遇到什么障碍。这些都是相当棘手的事情。如果你被别人打扰了，或者不得不快速转到另一个项目时，哪怕只是一会儿，又会发生什么？

你可以想象得到的结果就是，原本小心翼翼建立的思维架构就毁了，你可能必须花费好几个小时的时间才能再回到原本的意识状态。这就是代价。所以，你不要同时执行几项任务，尽量减少时间的浪费。你可以关掉电话，在门上挂上“请勿打扰”的牌子，然后集中精力逐一解决掉手上的事情。

工时越长，效率越低

麦肯锡当时的公司文化是每周工作七天，如果你不工作那么久，公司就觉得你没有干好自己的本职工作，没有对团队做出贡献。

当时由于宗教信仰，一位员工每周只工作6天，但是他注意到一件事：虽然他的工作时间比较少，完成的工作量却比别人多，他决定尝试每周只工作5 天，这次他发现自己做的事变得更多了。他告诉老板，工作时间太长，做的事情反而会减少。老板对这样的想法满腹狐疑。减少工时？那不就是在偷懒吗？

这时候，麦肯锡的工作压力太大，一些无法接受的员工便选择了辞职。老板注意到工作效率与工作时间的对比发生了变化。延长工时不能继续增加产出了。有一天，他把我拉进他的办公室，在一块白板上画出了一幅曲线图。

纵轴代表着工作效率，横轴代表着每周工时。效率最高时， 每周工时略少于 40 小时。获得这种数据之后，麦肯锡老板开始让员工早点下班。

值得惊喜的是，麦肯锡公司团队引入敏捷管理方法之后，工作效率提高了 25%~35%，后来公司发现员工的实际工作状况，竟高于他们自己口头描述的工作状况，整个公司干劲十足。

加班加点地工作不是敬业的标志，而是失败的标志。他让员工早点下班，不是想让他们过一种平衡的生活，而是因为他们会完成更多的工作。因此，不要加班到深夜了，也不要周末加班了。休假的时候，公司希望他们安心度假，不必查看电子邮件，也不必过问办公室的事情。该公司的思维方式认为，如果一个团队的领导者在休假时还要确保办公室一切正常，那么这就说明他没有管理好自己的团队。

就算是同一个人，在生命中的不同时刻，曲线也会有所不同。麦肯锡老板说：“我发现，随着年龄渐长，并且随着社会角色的变化，我的效率的最高点和20 年前的自己相比，已经落在工时较短的地方。”

所以，你每天能做的明智决定是有限的，做出的决定越多，就越会耗损自我控制能力，然后你就会开始一路犯错，最后犯下严重错误。正如马克斯韦尔绘制的曲线所示，这些不良决定将会影响到工作效率。因此，你应该在5点就下班回家，周末关掉手机，看场电影。适当减少一下工作时间，你反而能做得更多、更好。

敏捷管理方法要求参与者摒弃那种只衡量工时的思维，因为工时只代表着一种成本。相反，我们应该更多地关注产出。为什么要关注一个人用多久才完成一项任务呢？只要关注完成任务的速度和质量就足够了，这才是唯一重要的事情。

避免这些现象加重你的工作负担

敏捷管理中的工作是有节奏的。每一个迭代期，或者说每一个冲刺期，都要完成很多事情。但是“完成”意味着任务彻底完成。如果在迭代期的最后，事情只做了一半，你将比一点都没开始做更糟糕。你花费了资源，付出了努力和时间，最后没有得到任何成果。

另外，如果我们没有在发现问题之后立即改正，而是拖延到未来的某个时间去解决，就会花费更多时间。当你在做一个项目的时候，大脑专注于它，你很清楚做某件事的所有原因，这时你的脑子里存在一个与之相关的复杂架构。想在几个星期后重新建立这样的架构十分困难，你必须先想起你在做决定时考虑的所有因素，必须重新建立促使你做出该决定的思考流程，再度成为当时的自己，把自己拉回到已经不复存在的思维里。做这些动作都要花费时间，而且还是更长的时间，是你在发现问题时立即改正所需时间的24倍。

还有四种现象浪费会延长人们的工作时间，加重工作负担。

第一种不合理现象是“目标荒谬”。你可以给你的团队制定一些富有挑战性的目标，促使他们创造更多成果，但不能制定一些荒谬的、不切实际的目标，这样只会徒徒浪费时间和资源。

第二种不合理现象是“期待过高”。你是否经常听到有人夸耀自己的英勇行为拯救了某个项目？通常，别人往往会用拍拍他的肩膀、欢呼或祝贺作为回应。我认为这是工作进程中的一个根本缺陷。如果一个团队经常依赖某个“英雄人物”才能赶在截止日期之前完成任务，就说明这个团队平时并没有按照应有的方式开展工作。不停地从一个危机过渡到下一个危机会让人筋疲力尽，团队也不可能实现合理、持续的改善。

第三种不合理现象就是“负担过重”。这类现象包括公司的规定过于烦琐，妨碍了工作；没必要的汇报。导致员工为了填表而填表；没有意义的会议耗费了时间，却创造不出任何价值。

还有第四种不合理现象，即“情绪浪费”。在一个公司里面，只要存在一个令人讨厌的人，就会造成这种情绪浪费，因为这个人往往倾向于激怒别人，导致别人陷入狂躁。这种人通常宣称自己只是在竭力帮助别人更好地工作，以此为自己的行为找到合理借口，其实它们只是在放纵自己性格中的一些消极方面，这种人最擅长削弱一个团队实现卓越业绩的能力。

不要做一个令人讨厌的人，而且也不要允许、纵容或容忍别人成为这种人。