高效会议的十大原则

　　会议中常见的问题

　　下面我们先分析一下会议中常见的问题：

　　会荒：常年不开会。

　　会海：过多开会、过滥开会、无效开会。

　　拖沓：会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。

　　“陪绑”严重：为了“相互尊重”或“显示分量”搞排场或形式主义，与会人数众多，无多大关系也叫过来。

　　主持人选择不妥：会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容和局面时，会议达不到预期的目标。

　　议题繁多：会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水。

　　重复会议：同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案。

　　地点安排不当：有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项在公司开很难不被打扰或受影响。

　　会前、会下不沟通：会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念，或者干脆沟通不够，没有共同言语，这样的会议效果自然要大打折扣。

　　会议纪律乱：不到、迟到、早退、中场打电话等现象严重，没有制定会议制度，尤其是奖惩制度。

　　会而不议：成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义。

　　议而不决，决而不议：会议只是讨论不形成决议，会前准备不充分；或者真正决议的事情又不开会讨论而是私下决定了。

　　决而不行：即使有会议决议，不落实到责任人，不落实执行。

　　行而不果：即使执行，也没有跟踪，根本没有结果或效果；执行得好与不好都一个样，没有奖惩，久而久之，积极性被消磨殆尽。

　　高效开会的十原则

　　知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，须遵守以下十项原则：

　　原则一、会议要规划。根据公司或部门实际情况，可安排有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会，比如周例会，在总结和规划方面就很有效，会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则，而且根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，如果平时例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。

　　原则二、准备要充分。要想会议高效，会前必须做好充分的准备。重大事项必须提前有足够的时间思考和准备，并会前私下广泛征求意见，有些不便于在会上公开发表的意见也在会前提前沟通和解决掉，总之要提前充分做好准备，最好能基本达成共识，这样才可能在会议上快速做出决策，提高会议效率。会议主题、时间、地点、参与人、议程、时间表等，最好都在会议通知中提前告知相关人员，以便做好准备。

　　原则三、主题要集中。一次会议，最好只有一个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员、时间和精力，高效解决问题。综合性会议，主题也最好不要超过三个为好。议题越多，参加人员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下，时间越长，成本也就越高。

　　原则四、人员要相关。只选对相关情况真正了解的人员参加，一问三不知、不了解具体情况或提供“假情报”、说了不算或说了却很可能被否决的人参加了也没有用。所以一是要“少而精”，即只要与会议议题直接关联的单位参加，协办的单位不用派人陪绑。

　　原则五、流程要合理。会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。一是尽量不要领导主持会议，而应该是会议议题发起单位或办公室主持；二是领导尽量最后讲话，否则一开始基调一定，很多人就不敢发表自己的看法了，或者只是随声附和；三是繁简得当，有些问题简要介绍即可，重大问题讨论要充分，让相关尤其是一线部门充分发表意见，不能仓促决策，而且不同部门、人员由于学习、工作经历和岗位职责不同，所关注的重点通常也会有所不同，充分交流有利于优势互补；四是该议的时候要议，该决的时候要决，该举手的时候要举手，该签字的时候要签字，尽可能会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论，要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等。

　　原则六、时间要紧凑。要事先规定会议时间，一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分大阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息，且最好提前准备好茶水、甜点和水果等，否则开会时间开长了，大脑转得慢了，注意力也不容易集中。

　　原则七、决议要及时。会议的记录一定要完整、规范，从会议主题、与会人员/缺席人员、发言、讨论记录，到会议决议、表决情况等都要进行详细记录，可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。

　　会议结束后，应尽快下发会议决议。会议决议不同于会议简单的流水账记录，需要做一定的整理、调整和提升，因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏。会议决议一定要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等，要简单、明了。

　　会议决议正式签发之前最好安排几个人交叉检查，决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认，以防有人推脱。

　　原则八、手段要先进。会前充分准备，多应用PPT，要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰，不要整版的文字而应图表结合。另外，能开电话会议、视频会议的尽可能利用这些高科技，可大幅节省交通、住宿等费用和往返的时间成本，大大提高沟通的效率，其投入产出比是非常合算的，尤其是在金融危机的情况下多地点办公，全国性或全球化公司更应多应用一些高科技工具和手段。另外，会议决议发放、跟踪等也可通过Email、OA、IM等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。

　　原则九、执行要检查。会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，最好能培养主动、及时汇报的职场习惯。如果没有，则需要有“盯牢”、“管好”、“跟到底”的执行力强的人持续跟进和追踪，直到相关部门和人员养成习惯为止，当然最好能有配套的培训来进一步强化执行力。

　　原则十、结果要奖惩。大多数人不会做你期望的事，只会做你检查和奖惩的事。如果做与不做一个样、做好与做坏一个样，就会出现混日子、多一事不如少一事、多做多错少做少错、不求有功但求无过的局面和氛围。对不能及时、较好完成任务的，予以帮扶、培训、批评，仍不行的可能须调岗或淘汰；对主动、积极、按时、高质量完成任务的，则予以表扬、奖励或晋升等，让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩，从而改变行为甚至习惯。

　　总之，高效的会议要做到会而有议，议而有决，决而有议，决而有行，行而有果。

　　肖利华 博士

　　特步（中国）有限公司总裁特别助理