开会是一件很麻烦的事情。我个人的体会是，所谓开会，就是人们大声的说话却又说不出什么来，最后所有的人都不同意别人的意见。更多的朋友和客户告诉我，开会纯粹是浪费时间，没有什么效果。
尽管开会如此麻烦，但一个事实却是：企业中的各级经理以及我们咨询顾问，每周都会有大量的时间花在各种会议上，而很多事情，确实需要借助会议的形式来完成，尤其是在咨询过程中，每一个成果，包括设计、方案、思路等等，大多数都需要通过会议和客户讨论与商议，会议对咨询达成起到关键的作用。
既然开会对咨询工作如此重要，我们就有必要对会议进行有效管理。
一个咨询顾问，需要参加很多会议，如学习
会议、问题讨论、总结、评审等。我认为，一个成功的会议应该在如下几个方面取得效果：
有效——借助会议团队集思广益，解决个人无法完成或突破的问题，有效达到会议目标；
和谐――营造和谐的氛围，使参会成员对团队有安全感、信任感、认同感，从而可以展露个人的才能；
参与――让每一位成员参与会议过程，是保证会议成功的一个重要条件，要让参与的人用心关注，才能使会议得到健全进展；
效率——当一个会议成功的要素具备后，能在预定的时间内完成开会，这就是效率；
学习――让参加会议的成员，可以在过程中同时有更多的学习机会。
咨询过程中的会议，咨询顾问大多数是以会议的组织者和主持者的身份出现的，若想在上述五个方面达成效果，可以从以下几个方面进行
1、会议计划
有效的会议需要良好的计划，这是保证会议成功的前提。正如我们做
绩效
管理
工作，计划做好了，整个绩效管理也就成功了一半。成功的会议同样如此，所以，在主持会议之前抽出时间进行会议计划是很有必要的。在会议前，你需要思考几个问题，即会议的目的是什么、会议预期的结果是什么、是否必须通过开会才能达到上述目的和结果、参加会议的人员有哪些、会议中可能会出现什么样的问题。
2、过程推动
计划完成后，则要思考会议过程中的推动策略。作为咨询顾问，在主持会议之前进行会议的规则讲解将对整个会议的成功起到画龙点睛的作用。如果会场有数字投影仪，最好能事先准备一张PPT，在提前到达会议室的时候，将这张PPT打在屏幕上。可将下面的内容当作规则写在PPT上：
（1）要守时，坚持到底
（2）手机处于振动状态
（3）积极发言，但请针对主题简短扼要
（4）对事不对人，不做人身攻击
（5）予以真诚的肯定及赞美
（6）等别人把话说完，倾听他人发言
（7）用积极的话代替消极的话
（8）不要开小会
你最好将以上规则在会议开始前通读一遍，有必要的话，你需要强调。随即可以将整个会议的计划公布出来，这样与会成员就能很清楚整个会议的内容，这对主持和控制整个会议都是有效的。
开场白是会议的开始，开场白的时间要尽量短，气氛稍微活跃就可以了。譬如，将要进行一次职位说明书的评审会议，可以进行这样的开场白：目前我们已经完成了研发系统的12份典型职位说明书的编写工作，今天的会议是对这12份职位说明书进行评审，首先请大家大致浏览一下所有职位说明书，我们将逐份进行评审，并由我最终定稿。整个评审的时间预计四个小时，中途会休息两次，希望各位积极发言提出好的建议并在过程中进行讨论。大家加油！
3、解决问题
在会议过程中肯定会出现各式各样的问题，咨询顾问作为第三方人员，需要解决这些问题。有几个原则：坚持自己的观点，但要随着环境的变化灵活处理你的观点；思维高度集中，随时留意会议成员的一些非语言行为，并注意调整自己主持会议的语气和行为；注意照顾不同性格特点和心里特点的成员的意见，调动他们的积极性。这一点很重要，由于咨询顾问也不是万能的，特别是对业务领域的不熟悉，更需要调动与会成员的积极性，引出他们的思想，让与会成员来帮助你完成咨询工作中涉及到业务的问题就显得尤为重要。
以下是针对在会议中经常出现的问题的解决方法：
（1）迟到：会议要按时开始，不要随意更改时间。有些与会成员可能需要多次参加你主持的会议，有必要在会前就制定规则，并在会议中不时提到这个问题，在会议结束再次强调这个问题。
（2）无关闲聊：你可以根据环境的具体情况选择是否决定停止几分钟会议。如果确实需要这样做，你可以停下来，看着闲聊的人，并微笑着问他们是否可以将谈话的内容与大家分享。如果他们的闲聊确实影响了你的会议，你可以稍微严肃的说明希望所有与会成员都能对会议进程负责任。
（3）支配欲强的人：对于这类人员，一方面可以给其机会发表意见，并给予鼓励，另一方面可以即刻将话题转移到另一位成员。比如，王经理在会上总是不断地发言，他并没有意识到自己的发言阻断了他人发言的机会，这种时候，你可以将他的发言进行转移：张经理，刚刚王经理提到绩效管理过程中考核是最为重要的环节，你对这个问题是如何看待的。这样就很自然地将发言的对象进行转移。
（4）沉默的参会者：会议中的大多数人是不愿意发言的，如果有可能他们宁愿选择听和保持沉默，但往往他们的意见对我们的结果有着很大的帮助。对这类成员，要时不时就将他们拉进讨论中，但注意一定不要让他们难堪。譬如上面提到的办法，当话题转移到沉默的张经理身上时，也许由于性格的原因或者他本身还没有想好如何回答问题，最多停留几秒钟的时间，你可以即刻解答问题，或者将话题再次转移，以避免张经理的难堪和会议的冷场。
（5）散漫：会议散漫一方面和与会成员的素质有关系，另一方面和会议主持人的控制能力有关。咨询顾问面对这种情形，要么请会议中的最高决策人进行干涉，要么停止会议。如果没有最高决策人进行干预从而使会议正常继续的进行，那么整个会议将不会有任何效果。
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