流程优化——敲开精细化管理的幸福之门

    对于很多企业来说，“流程优化”并不是一个陌生的管理概念，很多企业的决策者都已经认识到流程对企业 生产运营 的重要性，流程优化是提升企业竞争力、增强内部运营管理能力的重要手段。但是，随着 企业管理 变革的逐渐深入，很多企业发现流程优化的效果并不明显，特别是难以形成持续的运营和改进机制。那么，如何正确把握流程优化的内在规律呢？

    首先，企业对流程的优化不是一蹴而就的，它是一个持续改进的过程。企业经常陷入这样一种误区：流程优化就是要一次性地对所有的流程进行全面地改进或重组，但在项目结束后，流程由于缺少持续改进，逐渐满足不了发展的需求，又要进行下一次大规模的调整。这样的状况，经常会造成资源的极大浪费、员工的抵触心理和管理层对流程优化信心的降低。流程优化是一个周而复始、持续前进的循环，企业要依靠自己的能力和机制来保证这个循环的持续运作。

    在企业进行流程优化的时候，能否正确理解流程优化的目的，确定优化的目标，是流程优化的关键。优化目标的设定最好满足SMART（Specific-具体的，Measurable-可衡量的，Attainable-可以达到的，Relevant-相关的，Time-based-以时间为基础的）的要求。要做到这一点，就是要从企业的现状出发，了解企业当前存在的差距，确认企业提升竞争能力的关键成功因素，从而建立流程优化的目标。

    在准确把握企业的需求、确定流程优化的目标后，企业还需要从自身资源能力出发，对企业本身的组织能力进行分析，从而建立流程优化的计划与实施步骤。在这个阶段，是否需要对企业的组织架构进行优化，是管理者需要做出的一个关键选择。管理者要在明确的目标基础上，选择并权衡流程优化的具体方案。流程优化经常是分阶段实施的。

    确认了流程优化的具体方案，企业就需要从当前流程着手，识别并完善当前的流程体系。根据流程优化的目标，选择要实现的流程，进行重新设计或优化，最终完成优化的流程体系。在这样一个优化的过程中，一般都是遵循以下原则：

    消除。简要来说，消除资源浪费，消除不增值的工作。例如在丰田的生产模式中，一共总结了7种浪费，包括：库存浪费、过度生产、不良品浪费、搬运浪费、加工浪费、动作浪费和等待浪费，都是要消除的目标。

    简化。简化就是要简化沟通环节、表现形式和报表格式等，从而降低管理成本。

    整合。整合又包括水平整合和垂直整合。水平整合就是将原来许多分散在各不同部门的相关工作，整合或压缩成为一个完整的工作，或将分散的资源集中，而由一个人、一个小组或一个组织负责运作；如此不但间少不必要的沟通协商，亦能提供顾客单一的接触点（单接触点及平行作业）。垂直整合是适当给予员工授权及必要的信息，减少不必要的监督及控制，使一线的工作能立即由执行人员或单位当场解决,而不必向上级请示（组织架构扁平化）。

    信息化。信息化就是要用信息系统代替手工操作，从而提高整个流程的效率和准确度。在流程完成了重新设计或优化以后，实施工作更加关键。这个阶段将新流程固化到公司的IT系统中，如：ERP或OA系统，这是流程优化实施的一个重要环节。

    另外在流程优化实施过程中，如何克服实施的阻力和建立流程的执行规范也是非常重要的。一个人只愿意做两件事，一件是自己愿意做的事，一件是不得不做的事。作为管理者要考虑到：流程的优化是否对员工的工作有所帮助，从而让员工愿意接受变革；是否将流程的实施与员工的 绩效 关联起来，让其明确变革与改进是必须要进行的工作。所以，从激励机制和绩效考核两个方面着手，是解决实施过程当中所遇到的问题的关键。

    在新设计的流程固化到IT系统中，并得以实施以后，流程会在稳定规范一定时间后，随着企业外部竞争环境的变化，战略目标的调整，一个新的流程优化重组的循环可能又会展开。

    总体来说，流程优化是一个系统化、体系化的工作，而不是简单地找一个流程看看改改就可以完成的工作。这就需要企业从高层管理者到普通操作人员的全员参与。对于一个企业来说，流程优化是为了实现自身业务发展目标的一个手段和方法，所以目标是否明确决定了其过程结果的好坏。在正确地做事前，先要保证做正确的事。