关于高效会议的九点建议

    为了更好、更高效的组织召开会议，达到会议集思广益、有效沟通、解决问题、达成共识、开发创意、激励士气的目的，杜绝低效会议、无用会议、拖拉会议、陪绑会议的召开，避免浪费大家的时间，避免造成公司会议效率低下、管理成本增加。为了开好高效的会议，现提出以下九点建议：

    一、主题要聚焦。

    一次会议，最好就只有一个主题。这样可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题。会议议程上没有的话题，在开会的过程中可能会涉及到，但是如果不是很重要，那就必须放一放，集中精力讨论问题，减少会议的时间。

    二、人员要相关。

    参加会议的人员，要坚持“少而精”的原则。与会议议题直接关联的部门，派人参加。参加会议的人员，一定要有决策权。

    三、事先要通报。

    会前必须做好充分的准备。要想会议高效，事先告知很重要。会议应至少提前一天告知，包括会议议题、会议议程、会议起止时间、需提供的有关资料、发言次序等，让与会人员作好准备，开会时积极发言，各抒己见，迅速做出决策，提高会议效率。

    四、程序要准确。

    会议由会议议题部门主持，他要把这个会议的背景、要做什么事情从头到尾叙述一遍，然后当场征询大家意见，要求各个部门就讨论的议题发表观点，公司领导高屋建瓴，当场决策，统一协调指挥。会议要遵守会议程序，严格遵守会议纪律，会议期间原则上不允许外出，如有特殊情况，必须向主持人写书面字条说明原因。

    会议主持人在最后一定要告诉大家结论，接下来的工作应该怎么做。如果领导觉得信息不全面，那么就下次会议再来拍板，但必须保证时间节点。会议要形成执行时间表，某个时间段大家要做什么，工作的结果如何汇总，什么时间再来开会碰头。这样分工明确，效率也会很高。

    五、时间要紧凑。

    要事先规定会议时间，一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，有必要时计划 中场休息。合理控制发言时间，原则上每人发言每次不得超过5分钟。

    六、记录要完整。

    会议记录一定要完整、规范。会议组织部门从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，都要进行详细记录，以备查。所有会议的记录和形成的决议，要汇总整理成标准的《会议记录》经分管领导审核后，交由人力资源部存档，监察部对会议形成的决议负责督办。

    七、纪要下发要及时。

    会议召开后应在会后一天内下发会议纪要，会议纪要做到完成目标的时间、要求、方法、执行人四落实。要及时贯彻会议精神，增强会议时效性，发挥会议的作用。

    八、决策执行要检查。

    会议决策情况要跟踪检查，在会后的几天里，分管领导要检查分管部门对会议决议的贯彻落实方案。

    九、及时做好总结。

    决策完成期限要进行及时的总结，做到好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。按照PDCA的原则，总结经验和教训。对典型经验或教训，要认真解剖，制定纠正和预防措施，争取不让企业犯相同的错误。