管理工具应用包含十个管理细节及要点,分别是:
管理基础分析:企业应充分发了解自身的内部管理基础,通过各种方式判断管理基础的状态,包括制度建设、职责履行、执行力、记录和数据管理、流程管理等。企业在考虑工具应用需求时,管理基础分析应作为改善的前提,也是每次单个工具导入时必须展开的工作。单个工具导入所需的评判项应明确规定。
工具分类规则:企业为有效推动管理改善,应对不同层级、职能的管理改善需求进行分类。不同范围管理改善,需要不同的管理工具,企业应规定各范围下工具导入过程的管理规则。管理规则可以预先设定,也可以通过项目的展开和工具应用过程形成,设定的规则包括范围、需求提出和工具应用推动职责。
需求管理:企业对具体管理工具的导入,进行必须的需求调研。准确的需求为寻找正确的方法,和选择合适的供应商伙伴提供依据。调研需求包括待解决的问题、带来的效益、关联的范围、涉及的岗位/人员/制度/流程、需要内部实施或借助外力等。需求调研的程序、方法、项目和报告要求应明确。
资源分析:管理工具需要认知、学习、建立、运用和改进等,这些环节都需要涉及必要的资源投入,包括资金、时间、软硬件等。资源分析,使具体管理工具导入项目所需的投入、过程资源消耗等得到明确。
应用基础工作:每个管理工具无论进面对一线人员、个别部门或整个企业,都应作好管理工具导入时的基础准备工作。需准备的工作包括:人员配合状态调查,相关基础知识的内部宣传,人员意识尤其管理者意识输灌,与项目有关的基础工作如流程、制度、学习
、人员、数据等,应作必要的准备和调度计划
。
项目管理:企业为各类管理改进项目的展开,建立一套完整系统的管理方法。包括从需求、项目选择、供应商选择、项目实施、过程质量/效益控制,到项目收尾、效益测算等。按启动、计划、实施、控制、收尾五个大阶段,人员、采购、范围、沟通、品质、成本、时间、整合、风险管理等九个方面建立管控措施。
应用绩效评价:企业对管理应用工具导入的成果,进行有效评价,包括投入产出、目标达成、改善绩效、员工理解和执行程度等方面。应用绩效评价的项目、方法、标准和要求等,在项目开始前就加以明确。
工具融合度评价:导入的企业管理工具,所形成的制度、文件、项目工具、标准等,与企业原有文件体系的融合程度,企业应给予充分评估。确定所形成的新的知识和固化的经验,与企业机制有机结合。
固化程度评价:每个管理工具完成搭建过程,项目结束时都应进行稳定性评价,确定所引入的管理方法、技巧、工具,可有效固化于企业的日常操作,并能与原有管理机制结合起来,形成新的更优化的措施。评价应考虑文件可执行性及稳定性(即是否需反复修改)、员工理解和执行度、工具和形成工具的可用性等。
工具持续改进:每个管理工具搭建完成,都应设定该项工具的持续改进监测条件,并确定该工序新的应用目标和改进方向。企业管理总是处于动态提升过程中,管理工具应考虑在更多方面的应用和提升。