管理研究：费用报销争议与日报表管理

　一、两块钱费用报销差异引发的激烈争论与冲突

　　2011年10月9日，办公室内争吵声震天，所有部门都能听到激烈的争吵。经了解查明，工程部门A主管因为报销费用有异议与财务负责人D经理激烈争论起来，财务负责人拒绝在费用报销单上签字，而根据SAP流程规定，没有财务负责人的签字，后面签字流程是无法启动的。

　　笔者到办公室后，工程主管A到笔者办公室，说，张总，日子没法过了，明明十块钱的车费，财务D经理非要说8块钱。笔者问细节，A主管说，自己是从上海人民广场成都路那里的沪青平高速专线上车，到终点站下车，单程车费10元。财务D经理一定说是8块。

　　后来财务D经理也到笔者处，说A主管的报表上写的是沪青专线，没有写是高速，沪青专线确实8元。财务D经理主张，财务部门不可能天天陪业务部门去一线，财务部门只能根据业务部门的日报进行表面审查，业务部门日报上不写高速，财务部门就只能当是专线。

　　事后笔者把此建议告知A主管，希望其日报写具体，是高速就写清楚，A主管也接受。

　　这件事情虽然过去了，争议虽然解决了，但从管理流程的角度分析的话，日报表管理的利弊确实值得分析和研究。

　　二、日报表管理制度的逻辑漏洞

　　所谓日报表管理的逻辑漏洞，就是谁来核实员工今天外出的交通工具问题。我们再具体一点地说，员工从徐汇出发，去金山跑项目，这么远显然一天只能跑一个工地，已经很不错了。但是，徐汇到金山(假设到石化)的石梅线，空调车单程10元，非空调单程8元。现在汽车上的汽车票是乘客自己撕的，坐10元的车和坐8元的车，都可以撕10元的票。那么，如果员工其实乘坐的是8元的车，但撕了10元的票回来，进行报销，并在自己的日报表中写了是坐公交10元的费用，请问公司财务部门进行费用控制管理时候，如何审查？

　　这就是日报表管理的逻辑漏洞之一。

　　还有个解决方法，就是公司购买一架直升飞机，安装高清摄像头，用直升飞机监控每一个员工的具体情况，包括所乘坐的车是空调高速还是普通车，问题是，这显然是一个抬杠的解决方法，监督成本要多大？不具备可行性。

　　在这种情况下，只能依赖员工的自觉性。假设员工坐8块钱的车，路上买了2块钱的矿泉水，回来写了10元的公交车，如何查证？(显然买水的2块钱无法直接报销的)

　　三、制度逻辑漏洞的弥补：企业文化建设与信任法宝

　　历史上任何制度都极力想规范和控制人性，但制度是死的，人是活的，防不胜防。实践证明，历史上没有任何一种制度能真正管住人性和人心，只有宗教和思想教育才能让人从根本上不产生虚报费用的想法。

　　企业文化解决中，解决日报制度逻辑最大的法宝和管理武器，就是团队的信任。信任不等于不管，管理本身就是严格的信任和爱，不管不叫信任，叫放任自流。管理的过程中，相信团队，信任就是最大的法宝和武器。

　有读者说信任这个武器怎么用？这个武器就在企业文化之中。企业文化是看不见但确实存在的一种企业氛围，能感受到。

　　历史和变革 开放三十年以来的实践和数据证明，部下造反、向上级开枪，100%都与互相不信任、不尊重、互相猜忌等有关。相反，互相信任的团队，从来不会发生恶性事件。

　　企业文化管理中，信任这个武器，许多管理者不用或不会用，总是设法去控制，而控制确实是不解决问题。信任不等于放任。信任部下可以跟部下讲清楚，把制约交给制度，包括财务制度，应收款制度等等。且不要在已经有制度的情况下，管理者主观上再去不信任，这样往往会造成不良的后果。

　　四、是非评判和对具体团队管理与沟通的启发

　　严格地说，在本案例的冲突中，双方都有自己的理由。从管理技术的层面看，财务部门并无过错，财务部门本着实事求是的态度，是按A主管写的“沪青专线”而不是按高速专线进行费用审核的;同时对A主管来说，也有需要改进之处，是高速就写清楚高速专线，以方便财务部门书面审核。

　　同时，站在管理艺术的高度，在团队管理与沟通中，可以得到的启发是：

　　第一，同事之间的沟通、交流要注意方式方法，不要发展到彼此争吵的地步，毕竟都是为了工作，完全可以就工作问题客观地进行分析讨论，相信每个团队成员都是讲道理的。

　　第二，同事之间要互相理解。岗位不同，角色不同，职责就不同。财务有财务控制的职责和费用审查的职责，应当严格审核，工程主管有工程主管的职责，重点在签订合同、达成绩效，双方之间沟通的书面纽带就是管理日报表，以及根据管理日报表进行的费用的控制和审核。立场不同，自然观点就未必相同，需要学会换位思考，彼此理解。

　　第三，强化企业文化的建设，把制约交给组织的制度，把信任留给团队和同事。企业文化不同的管理人都在说，到底什么说企业文化，是西方的CIS系统，还说中国的仁学、佛学、道学的思想观点？不同人理解不同。截至今日，用人不疑疑人不用这八个字，有人搞了一辈子管理，到临死都搞不懂真正含义。企业文化是企业制度的根源，也是团队成员共同认可的意识出发点，可以先从信任建设起来。要再具体的话，就是先把企业的各项制度都规范化、把团队成员的基本利益都保障好，包括物质的经济的和精神的，该规范的规范，这就是信任的起点，再高层级就是对员工能力的学习 和带教提高。

　　《易经》第十三卦为同人卦。同人卦的核心思想，就是要求求同存异，目标一致。同人卦，乾上离下，天火同人，其《象》曰：出门同人，又谁咎也！翻译成白话文就是，一出门就能和人和睦相处，谁又会来危害你呢？因此，同人挂的下一个卦就是大有挂，大家都致富。一个团队也是如此，互相认同，团结一心，共同致富，这才是长久之道。

　　上述是笔者观点，不当之处，敬请批评指正。