监控员工的电子邮件吗？

如果对电子邮件监管政策缺乏管理和沟通，不但会影响员工的士气，还会影响组织的盈利能力——员工一旦对企业不满，其个人生产力必然会下降

根据2006年的研究，拥有互联网入口的员工会把1/4的工作日花在电子邮件上。当然，并不完全是为了工作——80%的员工表示，他们会在工作时接收和发送私人邮件，而且有一半用的是公司邮箱。根据法律规定，使用公司邮箱发送的电子邮件属于公司资产，因此，雇主有权利进行阅读。事实上，根据2005年的一项调查，有55%的公司表示，会对员工的电子邮件进行监管。

通过研究，中央康涅狄格州立大学的杰森·斯奈德（Jason L. Snyder）探讨了电子邮件监管和员工对于隐私的担心是如何影响同事关系以及上下级关系的。如果员工认为，公司“入侵”了自己的邮箱，那么，员工就更不容易相信管理者和同事。如果对电子邮件监管政策缺乏管理和沟通，不但会影响员工的士气，还会影响组织的盈利能力——员工一旦对企业不满，其个人生产力必然会下降。

杰森·斯奈德对300多名员工进行了调查，这些人处于不同的年龄段，隶属于公共部门和私营部门，既有刚入职的“菜鸟”，也有高层管理者。杰森?斯奈德使用了一些心理学测试方法，来衡量被调查者和同事之间关系的质量如何，其对监管者和组织的信任程度，以及在工作中，电子邮件隐私被侵犯的次数。

杰森·斯奈德发现，虽然公司不能改变员工的心理特点，例如，某人也许天性多疑，更容易猜忌别人。但公司可以对相关政策进行充分的说明，以此增加员工的安全感。公司应该采取的做法是：准确、客观地阐明电子邮件监管政策，并提醒员工，监管政策并不是为了偷窥员工的个人隐私，而是为了阻止不合法的行为，例如，通过电子邮件对员工进行性骚扰。此外，公司的电子邮件系统也可以是公开透明的，员工可以知道，是谁阅读了自己的邮件。和不清楚究竟是何人看了自己的邮件相比，这么做可以减少员工不必要的担心。杰森?斯奈德发现，在组织中，其邮件监管政策的不透明度越高，则员工更容易担心，自己基本的隐私受到了侵犯。

杰森·斯奈德认为，虽然从法律和财务的角度考虑，企业必须要监控设备是如何被使用的，但一定要注意，其行为并没有损害员工对企业的信任。随着新的沟通方式越来越普及，例如社交网络、即时通讯、企业博客等，这一点将变得越来越重要。杰森?斯奈德认为，最好的做法可能是：监管者可以保留员工的邮件记录，但其阅读邮件的权利应得到限制，只有在必要且符合法律的情况下，才可以查看邮件记录。杰森·斯奈德还强调，对于企业而言，也许并没有必要让员工阅读并签署电子邮件隐私政策，但企业必须尽力解释，为什么要进行监管，以及这些监管政策是如何被实施的。