无效的会议管理导致企业管理混乱

中国是一个文山会海的国度，君不见打开电视新闻频道，从中央到地方，无不是会议报道。好像只有会议才能显示领导的存在，好像只有会议才能解决问题，好像离开了会议，这个社会就不能正常运转了。

　　企业也是如此，没有会议，干部就无法展示权威，没有会议，老板就不能发号司令。对一个企业而言，其实会议本身才真正是问题的根源是一切管理混乱的根源。

　　没有制度或者有制度执行不了，靠会议;有矛盾、有纠纷，积怨多了，靠会议;有投诉、有质量问题，没有人解决得了，靠会议;有临时任务、有上级指令，要布置，靠会议……总之，没有规范的企业，一切工作靠会议。会议无规划、会议无主题、会议无目的，会议随时可能召开，会议随时可能延长、会议常常老调重弹，会议往往议而不决。会议只是表明管理者在工作，却不能帮助员工解决多少实际问题。

　　说起开会，很多企业的员工都会心生恐惧。会议并不杀人，为何会生恐惧呢?有个企业的员工告诉我：对他们而言，会议就是煎熬和折磨。说好三分钟的短会，不超过半小时不会结束;说好二个钟头的会议，没有半天下不来。领导出差前要开个会，叮咛叮咛;领导出差后，见闻要介绍介绍，当然忘不了对其出差期间犯错误的员工要清算清算。领导参观一下别的企业，发现有差距，也要回来骂骂员工为什么你们没有别人做得好?会上总是老板或上司在教训员工好像企业的所有问题都出在员工身上。今天张三挨骂，明天李四被批，下一次不知轮到谁。这样的企业，员工有没有别的病不清楚，但一定少不了会议恐惧症。

　　我曾经是无效会议的政治牺牲品，就因为一次对徒有形式而无内容的冗长会议无法忍受中途退场，导致了我政治生命的终结从入党积极分子变成了永远与党无缘。当我在企业担负一定的职务之后，我不敢乱开会，也不敢开长会，每次会议我都认真准备，每次会议我都预报时间并且承诺绝不超时，因为我不想自己也成为别人中途退场的会议主持人。我发现认真准备、掌控得法，会议也是推动工作的有效手段。因此，我想对会议的作用、意义以及会议管理办法谈谈张国祥老师个人的经验和体会，以供希望从会海中解放的企业借鉴和参考。

　　一、会议的基本作用

　　会议的作用不外乎布置工作、总结经验、讨论事项、分析问题、研究对策，一言以蔽之就是做出决策。

　　也就是说每次会议都有特定的主题，都有需要解决的问题，只要围绕主题、集思广益，达成问题解决的目的就行，这样的会议才有意义。

　　二、会议的管理办法

　　一个企业每年应该召开的会议其实是屈指可数的，固定会议除了企业的年度总结大会、半年总结会、月例会、周例会之外，其余的会议都是专题会议，或是非常规会议，也可以称之为临时会议。

　　企业必须建立会议管理制度或者是会议召开流程，对各类会议的主持人、参加人员、召开地点、会议召开时间长短、会议发言顺序、会议成果做出清楚明确的界定，以确保会议召开的效率和效益。

　　对各种临时会议实行申报审批制度，可以制订《临时会议申报审批表》，对会议召开的目的意义、参与人员、讨论事项、解决问题、会议时间地点等事先做出规划，事后进行跟踪。让会议主持人或召集人做到开会有目的、有计划、有成效。

　　企业必须把握一个原则：可开可不开的会议坚决不开。

　　企业如果能将会议效率与绩效考核挂钩，那将是最有效的会议管理。

　　三、主持会议的技巧

　　会议成败或作用大小与主持人关系极为密切，要想会议取得成效，主持人必须做好以下工作：

　　1、事先做好规划，确定会议主题、讨论重点、解决途径、发言顺序，并设计好自己的建议与具体措施，最好事先告知与会者会议的主题;

　　2、掌控会议进程，启发与会者的参与性和创意思维，让会议朝有利问题最终解决的方向发展;

　　3、及时机智打断无关会议主题的提议和发言，保持会议主题不动摇;

　　4、在会议冷场时，要主动化解紧张局势，避免陷入僵局;

　　5、在会议讨论热烈时，要善于引导，对建议性意见及时给予鼓励;

　　6、注意眼观六路、耳听八方，对内向沉稳者，主动给予发言机会，不使每一个出席者受冷落;

　　7、适时归纳总结，问题解决了，及时宣布散会。

　　8、对超时会议必须征得全体出席人员同意方可延时，否则宣布择机另开。

　　9、会议纪要必须在会议结束后半个工作日内发放到与会者手中，最好用电脑记录同步发放;

　　10、做好会议跟踪，确保会议决定事项得到落实。

　　如果一个企业想从会海中解放，就必须对会议进行管理。