协作工具如何节约成本并与业务配合

随着经济的持续低迷，中型企业正在寻求把协作工作和策略作为一种物有所值的方法，更好地和业务配合、理顺内部和外部流程、甚至节约成本。　　

使用包括从微软SharePoint到社交媒体平台的技术，企业正在选择一种不使用昂贵的内容管理系统和冗长的业务流程工程创建就能轻松共享文件和项目协作的能力。还有，通常，受访的CIO都认为工具是项目中最不重要的方面。

Mannatech Inc. 的副总W. Jerome Oberlton 说：“工具的类型并不重要，和业务的配合才重要。” Mannatech Inc.是一家拥有3.33亿资产的专利营养品供应的开发商和供应商，重点是管理产品和皮肤护理解决方案。

Oberlton使用Microsoft Office SharePoint Server提高Mannatech的效率和协同。Mannatech有500个内容员工，产品在世界上50万的地区拥有产品网络。

例如， 德克萨斯州的Mannatech，也就是Coppell使用协作工具更改产品包装上的价格，这些是还没有包装的产品和促销材料的捆绑。根据一位行业分析师的建议，公司决定包装的价格需要更低，来增加2009的收入（经济低迷开始后公司收入也降低了）。和公司中不同的部门协作是IT部门的工作，这样可以三周内在三个地区（北美、南美和加拿大）建立新的价格。

Oberlton说：“我们必须配合并协作。这是一个大动作。”

除了使用SharePoint的协作，进步还需要对公司的核心ERP系统进行永久的修正。Oberlton 说：“项目主要模板必须进行配置，以便调整包装构成和价格。”

协作很好，但ROI更好

在主要为工业和生物制药行业应用的“零重力”机械臂技术生产商Equipois Inc.，协作工作可以帮助提供业务流程效率，并节约资金。

这家公司需要一种不贵的尖端工具在全国的三个办公室中帮助协作。Equipois 的CEO，Eric Golden说： “我们客户的数据深度很大，我们需要和他们的工作流程集成。我们需要一种可以和科和共享我们R&D流程中的提案、绘图和视频的工具。”

Microsoft Outlook插件，可以让业务团队可以相互交流，共享和管理他们的日常工作活动。

Equipois把协作工具作为多由部门领导的中央文件库，把所有员工的就职文档存放在内网上，并在远程办公室中和团队进行研究和开发的协作。

Golden对协作工具带来的流程改善很满意，他说他对看到的ROI更加满意。

“硬件、软件和员工的成本在协作工具中的重复大概是我们目前每年支出的40到60倍，给了我们极大的ROI。我们在一次成本节约四到七万，循环成本中节约6.5万美元。”

协作工具的价格差异很大。中央桌面的价格开始是10个工作区每月25美元到在多于100个用户和工作区后的平均每月449美元。Socialtext Workplace的协作平台的价格是每月每位用户15美元，当然至少是50个用户。

Forrester 的首席分析师Rob Koplowitz说：“轻量级的文件共享和社交网络通过SaaS模式在今天可以很便宜。它取决于你想要什么。”