健康财务系统六须知 如何优质管控

一个有效的财务系统对初创公司而言是非常必须的，因为它能够使公司拥有更加有效率的流程和更有效的管理，让投资人对公司更有信心。

初创公司往往都是由一些聪明且有远见的人创立的，他们拥有非同一般的想象力和创造性思维。但是，通常公司的创始人和他的合伙人一般都没有财务工作背景，而且也不喜欢处理财务问题。怎样才能使初创公司拥有一个健康有效的财务系统呢？

财务系统的三个主要目标是：第一，精确，但聘请有资格的财务人员并不代表能达到财务上的精确性。第二，控制，利用财务系统来控制公司的行为，并持续不断地完善它们。第三，预防欺诈，确保公司的资产不被错误使用，有效财务系统的建立可以同时预防内部和外部人员的欺诈行为。以下六个问题是初创公司在构建健康财务系统时应该注意的，了解这些重要信息将为公司的发展提供一个良好的开端。

财务系统本身

选择正确的财务系统：市场中有许多种财务系统，许多太复杂的系统并不适合初创公司。不要试图去选择一个迷你的企业资源管理（ERP）系统。确保非财务专业人士也能够对该系统操作自如。

客户关系管理（CRM）系统整合：无论如何，应该设法购买一个允许销售业务与财务系统之间进行整合的系统。这将在未来为公司省去很多时间，因为当有销售人员离开公司时，不需要再重新建立客户联系方式的数据库。这同时也能简化账单，确保对客户的要求进行及时的回应，并满足内部需求。

现金收付制或权责发生制：在事业刚刚起步的时候，专业人士通常会建议选择权责发生制。但我建议应该从一开始就选择现金收付制。因为在这一阶段公司的生存才是最关键的事情。之后，在公司发展的某一阶段，例如希望公司上市时，可以随时转为使用权责发生制。如果公司运营情况良好，现金收付制不会成为投资者关注你的绊脚石。

会计表格：可以在财务体统中使用一个标准的会计表格，但通常情况下这些标准的会计科目表无法反应公司业务的主要特征。在使用财务系统前，应该花一些时间设计一个好的会计科目表。找一些了解所在行业或市场的人来帮助完成这个会计科目的设计是个不错的选择。

数据安全：大多数初创公司都没有一个数据安全计划，但事实上这一点非常关键。需要保证数据安全，因为如果丢失了财务数据，将面临一个非常大的麻烦。

共享密码：确保将所有关于财务事务的密码和使用权限细节存储在一个中心位置，这样公司其他的人员也能使用这些财务资料，而不仅仅是财务人员。

人员

聘请有资格的财务人员，即注册会计师或同等资格的人：一个注册会计师对一个公司来说非常重要，因为专业的会计人员应该了解多种会计制度，其中包括美国的会计法规和国际准则。同时，如果投资方了解到初创公司有注册会计师或同等资历的员工，他们会对公司更加信任。

灵活性：一名优秀的财务人员应该了解会计规章制度并且严格地遵守这些制度。然而，有时这会导致僵化、刻板。一家初创公司需要一个懂得何时、如何灵活地运用这些规章制度，但又不破坏这些规则的财务人员。要注重聘请和培养这样的人才。

不要选择来自大公司的员工：大多数来自大公司的财务人员其实并不是很好的选择。他们过去工作时常常都能获得很多其他的支持，而在一个初创公司的环境中，在支持不够的情况下，他们无法很好地工作。同时，这类员工往往缺乏纵观公司全局的能力，而具有这种能力的财务人员往往是初创公司最需要的。

产业类型背景：对公司来说，不同行业领域的财务风格是有很大差异的。理想情况下，应该聘请一名在同行业领域工作过的财务人员。但是，如果你已经聘请了一位来自不同行业领域的财务人员，就必须确保他愿意学习新领域的新知识。

战略建议：如果可能的话，应该聘请一名高级财务人员，他不仅能熟练地操作财务系统，胜任财务领域的工作，而且对其他业务领域也能有所了解。同时，最好能聘请到一位能够提出战略建议的高级人才。一位具有战略眼光的财务人员可能成为初创公司的主要资产。

了解税务问题：税务问题非常重要。如果财务人员能够了解这些问题的话对公司来说也是一个优势。当然如果他们不了解，对公司来说也不是致命的，但他们一定要知道怎样才能获得最好的税务建议，以避免公司支付过多的税款。

避免过于重视数据：一些财务人员过度地沉迷于数据和分析。财务人员分析数据的愿望的确很重要，但过于沉迷于此会影响他们的判断力。这将对公司产生不利影响。

收款：一旦公司的产品开始销售，就需要一个负责收款的人员，这是一个非常特别的人。他们必须是坚决和老练的。如果这个人不够老练，他会激怒公司的客户；如果他不够坚决，那他就拿不到钱。

管理

雇员：在财务领域应该有至少两名雇员，而且这两名员工之间不应有任何特殊的关系。

书面目标：财务人员应该是一个非常严谨的人，他需要对精确的指示做出很好的回应。公司的领导应该以书面形式为财务人员定出目标，并且将他们的表现与收入挂钩。

企业财务委员会：应该成立一个有公司其他部门高层参与的财务委员会。这个委员会应该至少每季度召开一次会议，来审查财务管理，并对销售和支出相关的财务内容进行讨论。

信息技术和人力资源：通常情况下信息技术和人力资源部门向财务部门报告，但别这样做，因为财务人员一般不擅长与人沟通的事宜。如果把人力资源方面的问题交给他们，这会使他们无法专注财务方面的事项。

外部审计或检查：应该至少每年对公司的财务状况进行一次外部的审计或检查。公司的首席执行官应该选出独立于财务人员之外的审计人员。这两类人员不应走得太近，因为这样会影响审查的公正性。理想的状态是审计或检查结果应呈交给董事会，并且有一个特别成立的审计委员会来审查。

董事财务委员会：如果公司有董事会，在公司领导者认为不会影响财务职能执行管理的情况下，可以任命一个董事会成员来专门处理财务问题，与财务人员一同工作。

欺诈问题：欺诈是经常存在的，必须注意，领导者对财务问题关注的越少，欺诈情况发生的可能性就越大。最好的解决办法就是进行经常性的外部审计或检查，并且让全公司参与到财务管理中来，尽管经常性的检查可能会影响他们的正常工作。

应收账款：这是一个很特殊的问题。如果应收账款周转天数变高，一般是超过60天的话，公司应该对此进行密切关注。因为现金就是公司的生命，必须非常重视它。应该经常性地与财务人员和销售人员开会，找出如何能够有效缩短应收账款的回收期的方法。

程序

每月定期陈述：很明显，每月都应该向所有的高管发放财务报表，也应该召开例会检查财务状况。这个会议应该讨论如何矫正和弥补实际开支与预算计划的出入。

年度预算会议： 这个也很明显，年度预算会议是必不可少的，这个会议应该在已经召开的战略会议的基础上召开，这样预算目标才能有一个战略基础。

报销报告：所有员工包括CEO在内都应该就业务支出报销递交正式的报告，这些报告应由他们的上司来核准。CEO的费用报销应由首席财务官来核准。

准备支票和签支票职责分离：这是一个最明显和基本的控制流程。所有的支票都应该由两个人经手，这两个人不应有任何关系。

资产登记：首席财务官应该建立一个正式的资产登记流程。理想的状态是，它应该是财务系统的一部分。这不仅仅显示公司实际拥有的资产状况，同时也是防止雇员窃取公司资产的有效途径。

购买款项：公司所需的每笔购买支出款项都应该有三个报价。每笔购买支出需要至少有两个部门或CEO和CFO的签字同意。

授权：所有有权批准购买的管理者都应有一份书面的授权，上面要明确写明该管理者能够批准的最大限额。

度量

总利润：确保将公司的总利润度量整合在财务系统中，这样就可以以百分比和总额的形式来了解销售状况。在公司需要投资者时，这些是非常重要的数据。令人惊奇的是竟然有许多初创公司都不知道这点。注意，当公司产品销售额降低，利润成为负数时，不必担心，这是正常的。

百分比费用检查：建立好公司的财务系统，这样它可以以百分比的形式计算出公司的费用和销售额的比例。对于销售、市场营销、研发和日程运营、管理费用都应该这样做。很多初创公司都不了解这些数据，因此他们很难确定花费是多还是少。此外，它还能够衡量公司的表现，与竞争者进行对比。

竞争的标准：应该建立一个标准模型来衡量竞争企业的基本财务数据。每个季度，都应该将竞争对手的数据与自己的数据进行比较。平衡的记分卡是一种很好而且是唯一的方法。虽然这种方法是为大公司量身定做的，但是它的基本结构仍适用于初创公司。

不要参与会计欺诈：收入确认和费用登记往往是两个容易发生作假的领域。另一个（这一项常常是合法的）是资本化发展费用，这往往会使公司看起来好像比实际情况更好。如果采取了这些欺诈手段，公司的销售额看起来很高，成本看起来比较低，但是最终欺骗的是自己，因为无法真正的了解公司的实际运营情况。

环境和态度

积极的方法：大多数财务人员都被训练的像一个怀疑论者。拥有一个具有怀疑精神的财务人员对公司来说很重要，因为他能够看出数字背后真正的意义。然而，久而久之，他们会对公司的未来抱有消极的态度。于是，采用一种积极的方法来学习 财务人员，让他们认定自己是整个公司团队的一部分是非常重要的。公司领导者需要在团队会议中展示财务人员的重要性，并培养财务人员的参与感。

参与企业策略：最有效的方法是让财务团队参与一些有关公司整体、销售、发展或市场营销方面策略的会议。只要财务部门与其他部门的工作是独立的，财务人员就无法为整个公司的成功贡献力量。这是所有公司尤其是初创公司存在的通病。财务人员应该把自己看作是整个公司的有机组成部分，而不仅仅是一名财务工作者。

你无法去管理一个你无法衡量的事或物。健康的管理来自健康的财务。当然也必须有一个健康的生意。这三者缺一不可，只有这样初创公司才能取得成功。